Guía completa para elaborar una ficha de proveedores para tu restaurante

La gestión correcta de un restaurante implica múltiples aspectos que van más allá de la elaboración de menús y su preparación. Para poder realizar estos, es necesario contar con materias primas, que se registran en una ficha de control. Puesto que se trata de una tarea indispensable para el buen funcionamiento de estos negocios, en este artículo te contamos cómo se debe elaborar esta ficha de proveedores.

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Beneficios de usar una ficha de proveedores en tu restaurante

La ficha de proveedores es un archivo que permite a un restaurante llevar un control y un seguimiento de todas las personas que proveen recursos para su marcha. Con este control de proveedores, se facilita la gestión de cualquier pedido, puesto que se sabe quién suministra cada cosa, cuáles son los datos de contacto o los días en que se puede disponer de la mercancía.

De este modo, las tareas se simplifican, el restaurante asegura la continuidad de los productos que necesita y se agilizan los procesos de logística. No obstante, es conveniente saber elegir a los proveedores adecuados, ya que de ellos depende que se puedan conseguir todos los beneficios que estas fichas ofrecen.

Estos son los que te dejamos a continuación:

- Mejora en la calidad de los productos. Un registro detallado de los proveedores y sus productos facilita la toma de decisiones en las compras, de manera que se apueste siempre por aquellos de mayor calidad o que son locales.

- Optimización de costes. La ficha de proveedores facilita la comparación entre ellos, para escoger los mejores precios y condiciones.

- Mayor control sobre el inventario. Facilita el seguimiento de las entregas, los precios y las cantidades de los productos recibidos. Así, en el caso de carencias, se pueden buscar alternativas como el cash and carry.

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Elementos indispensables en toda ficha de control de proveedores

La ficha de proveedores se puede realizar de forma manual o mediante algún programa informático. Lo más cómodo, es crear un archivo en una hoja de cálculo y apuntar toda la información allí. Los elementos a incluir son:

• Nombre de la empresa, razón social y datos fiscales
• Teléfono de contacto y dirección
• Datos de contacto de la persona que gestiona pedidos
• Días de reparto y horarios
• Productos que comercializan
• Correo electrónico
• Historial de compras, con fechas, cantidades y precios
• Comentarios relativos a la calidad o el cumplimiento de plazos y condiciones

Consejos para elaborar una ficha de proveedores eficazmente

Define tus criterios de selección

Antes de comenzar a completar la ficha de proveedores, define claramente cuáles son tus prioridades y qué aspectos son los que consideras más relevantes. Por ejemplo, la calidad de los productos, la fiabilidad del proveedor y los precios. Esto te ayudará a tomar decisiones si dudas entre dos o más alternativas.

Mantén la ficha actualizada

Las condiciones de cada proveedor van variando con el tiempo. Por tanto, debes mantener todos los datos de la ficha actualizados. En particular, las condiciones, los precios y cualquier información que pueda ayudarte con la gestión, como opiniones favorables o problemas que hayan surgido.

Establece un sistema de evaluación

Este último aspecto se puede desarrollar aún más en tu ficha de control de proveedores. Puedes escoger tus propios criterios y establecer un sistema de evaluación. Ten en cuenta sobre todo la calidad, la puntualidad en las entregas y el servicio al cliente.

Fomenta la comunicación con tus proveedores

El contacto frecuente con tus proveedores no solo permite reforzar la relación, sino que además es necesario para poder establecer expectativas o comentarios útiles sobre su desempeño.

Utiliza herramientas digitales

Si realmente quieres ahorrar tiempo en la gestión de tu logística y evitar errores, lo mejor es apostar por herramientas digitales que faciliten la creación de las fichas. Existe incluso software específico de gestión de proveedores, con el que podrás automatizar procesos de registro y seguimiento.

Recuerda que si quieres ampliar tus conocimientos para la gestión de un restaurante o aspectos concretos del sector, en Barcelona Culinary Hub contamos con una amplia oferta formativa.